Archivos y museos albergan documentos que por el mero hecho de hallarse depositados en sus instalaciones reciben el estatus de patrimonio. Esta situación exige el planeamiento y desarrollo de una estrategia de preservación responsable, configurada en torno a las necesidades y realidades tanto de la institución como del fondo o colección. Esto implica conocer qué tenemos, en qué estado está y cuál es el tiempo de respuesta, entre otras preguntas, para llevar a cabo de forma rigurosa y eficaz las gestiones referidas a la prolongación de la vida de estos materiales, en este caso, fotografías.
Un primer informe de condiciones de, por ejemplo, una colección de fotografías depositada en un Archivo, dará cuenta del estado de conservación de las mismas, y del esfuerzo en tiempo y materiales que deberá realizar la institución para garantizar el correcto almacenaje de los objetos que pretende custodiar.
No finaliza ahí, sin embargo, la labor de un informe de condiciones. Este da pie, por medio del análisis de las fotografías y su caracterización morfológica, a plantear procedimientos de recuperación de la información que suelen comenzar con una digitalización responsable y posterior catalogación en base de datos, por ejemplo.
De esta forma, no se puede obviar que todo está interconectado. La gestión responsable y eficaz de fondos y colecciones, frecuentemente constituidas por numerosos ejemplares, pasa por la caracterización de los materiales que las componen y su análisis fisicoquímico, como paso previo al establecimiento de estrategias posteriores de digitalización, instalación y catalogación.